E-Rechnungen im Gastgewerbe
Die Umstellung auf E-Rechnungen wird für Hoteliers und Gastronomen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Ab diesem Datum müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich akzeptieren. Ein Jahr später dürfen keine Papierrechnungen mehr verwendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 sind nur noch elektronische Rechnungen gültig und Papierrechnungen werden von den Finanzbehörden nicht mehr akzeptiert.
Betroffene und Formate
Hotels, Restaurants und andere Gastgewerbeunternehmen müssen „echte“ elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD annehmen. PDF-Rechnungen per E-Mail gelten nicht als E-Rechnungen, da sie nicht den europäischen Normen entsprechen und nicht maschinenlesbar sind.
Was kommt auf Sie zu?
- Ab dem 1. Januar 2025: Stellen Sie sich darauf ein, gelegentlich E-Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Diese Belege dürfen nicht mehr ausgedruckt und in die Buchhaltung oder zum Steuerberater weitergeleitet werden.
- Ab 2027: Große Lieferanten sind verpflichtet, Ihnen E-Rechnungen zu senden.
- Ab 2028: Alle ausgehenden B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung verschickt werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Pdf-Rechnungen sind in der Regel keine E-Rechnungen. Denn die heute gängigen PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, sind meist einfach digitale Standardrechnungen. Diese werden in herkömmlichen Text- oder Datenverarbeitungsprogrammen erstellt und anschließend als PDF-Datei gespeichert.
Eine „echte“ E-Rechnung, wie sie künftig vorgeschrieben wird, besteht aus einem speziellen Datensatz, der gemäß der europäischen Norm EN 16931 strukturiert und maschinenlesbar ist. Nur das „hybride“ ZUGFeRD-Format enthält zusätzlich eine lesbare PDF-Variante. Die von der deutschen Steuerverwaltung bevorzugte XRechnung verzichtet vollständig auf ein menschenlesbares Rechnungsdokument.
- ZUGFeRD: Eine Kombination aus einem sichtbaren PDF und einer technischen XML-Datei. Einfach zu überprüfen, aber nicht veränderbar.
- X-Rechnung: Eine rein technische XML-Datei, die optisch schwer verständlich ist.
Bearbeitung und Übertragungswege
E-Rechnungen sind primär für die automatische Verarbeitung durch Computerprogramme erstellt. Menschen können diese nur schwer erfassen. Methoden zur Visualisierung wie spezielle Software oder Web-Portale sind nötig, jedoch ersetzen diese nicht die Gültigkeit des elektronischen Datensatzes. Rechnungen können zukünftig auch über andere Wege als E-Mail übertragen werden, wie z.B. EDI, Empfangsportale oder das PEPPOL-Netzwerk.
Hier sind einige Tools, die bei der Digitalisierung von E-Rechnungen unterstützen:
- DATEV: DATEV bietet umfassende Lösungen für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Ihre Software ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse und unterstützt verschiedene E-Rechnungsformate. Mehr erfahren
- Agicap: Agicap hat eine Liste der Top-6-Rechnungsmanagement-Tools für 2024 zusammengestellt, die den Digitalisierungsprozess von E-Rechnungen erleichtern. Diese Tools bieten Funktionen zur Automatisierung und Optimierung des Rechnungsmanagements. Mehr erfahren
- Diamant Software: Diamant Software bietet Lösungen zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen. Ihre Software erhöht die Automatisierung und sorgt dafür, dass Rechnungsverarbeitungsprozesse digital und effizient ablaufen. Mehr erfahren
- Konica Minolta: Konica Minolta stellt vier Tools vor, die speziell für Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt wurden. Diese Tools erleichtern den Empfang und Versand von E-Rechnungen und sind ideal für Unternehmen, die Microsoft Dynamics nutzen. Mehr erfahren
- Banqup: Banqup bietet Lösungen für das E-Invoicing und unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht. Ihre Tools und Strategien sorgen für einen reibungslosen Übergang und nutzen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung. Mehr erfahren
- Belegebox: Die Belegebox ist ein hilfreiches Tool zur Digitalisierung und Verwaltung von Belegen, das besonders für Unternehmen im Gastgewerbe nützlich sein kann.Mehr erfahren